Arsip Digital Untuk Keamanan dan Transparansi Kepada Masyarakat

29 / 09 / 2024

Bandung (SDPPI) – Untuk mengikuti perkembangan zaman serta memastikan bahwa seluruh aset dapat tersimpan dengan aman, perpindahan dari arsip konvensional menjadi arsip digital adalah sebuah keharusan dilingkungan pemerintahan.

Wakil Menteri Kominfo Nezar Patria menjelaskan bahwa nantinya arsip diubah menjadi data digital melalui scanning, pencarian arsip dapat dilakukan dalam hitungan detik melalui sistem komputer, arsip dapat diakses dari mana saja melalui internet, enkripsi, autentikasi dua faktor, dan firewall digunakan untuk menjaga arsip dari akses ilegal.

“Nantinya, transformasi arsip memberikan berbagai manfaat, antara lain efisiensi operasional, penghematan biaya dan ruang, keberlanjutan lingkungan, serta peningkatan transparansi dan keamanan”, ucap Nezar Patria dalam acara Penyerahan Hasil Pengawasan Kearsipan Internal Tahun 2024 di Hotel Papandayan Bandung.

Selain itu, ia juga menyampaikan mengenai tantangan pengelolaan arsip di masa depan, yakni, keamanan data, kompatibilitas teknologi, kebutuhan pelatihan, kebijakan hukum dan regulasi. “untuk menuju arsip digital dibutuhkan pengetahuan dan keterampilan yang berkelanjutan dalam pengelolaan arsip” lanjutnya.

Sekretaris Jenderal Kementerian Kominfo Mira Tayyiba menekankan untuk senantiasa terus mendorong kelancaran pengambilan keputusan, meningkatkan transparansi dan akuntabilitas, serta memelihara institusional memori Kementerian Komunikasi dan informatika guna menjaga mutu layanan kepada masyarakat.

“Kegiatan pengawasan kearsipan merupakan langkah strategis untuk memastikan sistem pengelolaan arsip yang kita miliki berjalan dengan baik dan sesuai dengan ketentuan yang berlaku guna menilai, mengevaluasi, serta meningkatkan efisiensi dan efektivitas pengelolaan arsip, yang pada akhirnya akan mendukung kinerja dan transparansi organisasi di Kominfo”, ungkapnya, Kamis (26/09/2024).

Satuan kerja pembina kearsipan telah melaksanakan pengawasan kearsipan internal di lingkungan Kementerian Komunikasi dan Informatika dalam jangka waktu bulan Maret hingga Agustus 2024 kepada 42 satuan kerja dan 20 Unit Pelaksana Teknis untuk memastikan pengelolaan kearsipan yang sesuai dengan standar yang baik dan benar.

Pada kesempatan yang sama, Mira menekankan dalam pengelolaan arsip yang meliputi perhatian secara lebih dalam pengelolaan arsip, sesuai dengan pedoman yang dikeluarkan oleh Menteri Komunikasi dan Informatika yaitu Tata Naskah Dinas, Klasifikasi Arsip dan Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip.

Beberapa hal juga disampaikan oleh Mira bahwa arsip yang diciptakan dan diterima harus ditata dan diberkaskan dengan baik serta terperinci. “mulai dari memiliki arsiparis atau pengelola arsip yang kompeten, memiliki record center untuk menyimpan arsip inaktif sesuai dengan standar kearsipan, pendanaan dalam pelaksanaan program kearsipan”, jelasnya.

Kegiatan dilanjutkan dengan laporan dari Plt. Kepala Biro Umum Apriza Mulqi terkait pengawasan kearsipan yang telah dilakukan dengan memperoleh:

Unit Kearsipan II

· Set. Ditjen SDPPI 91,17 (Sangat Memuaskan)

· Set. Itjen 88,08 (Memuaskan)

· Set. Ditjen PPI 86,10 (Memuaskan)

Unit Pengolah Pusat

· Set. Ditjen PPI 99,29 (Sangat Memuaskan)

· Dit. Pengendalian Pos dan Informatika 99,26 (Sangat Memuaskan)

· Set. Ditjen SDPPI 98,57 (Sangat Memuaskan)

Unit Pelaksana Teknis

· Balmon Pekanbaru 74,12 (Sangat Baik)

· Balmon Batam 73,60 (Sangat Baik)